HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH

TIN HỌC CƠ SỞ 1

MICROSOFT EXCEL

 

v Mở file, lưu trữ

-     Lưu trữ workbook mới lên đĩa: Chọn menu File/Save, hoặc gơ tổ hợp phím Ctrl+S, hoặc click vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Standard.

-     Lưu trữ workbook cũ lên đĩa với tên mới: Chọn menu File/Save As, hoặc gơ phím F12.

Trong cả 2 trường hợp trên, Excel đều cho mở hộp thoại Save As

-     Lưu trữ workbook lên đĩa với tên cũ: Chọn menu File/Save, hoặc bấm vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Standard, hoặc gơ tổ hợp phím Ctrl+S.

-     Mở một workbook đă có trên đĩa: Chọn menu File/Open, hoặc click vào biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard, hoặc gơ tổ hợp phím Ctrl+O. Sau đó chọn ổ đĩa à Chọn thư mục à Chọn tên file cần mở à Bấm Open.

-     Tạo một workbook mới: Chọn menu File/New, hoặc click vào biểu tượng New trên thanh công cụ Standard, hoặc gơ tổ hợp phím Ctrl+N.

-     Đóng một workbook: Chọn menu File/Close, hoặc gơ tổ hợp phím Ctrl+W.

v Định dạng dữ liệu các ô

-     Thay đổi độ rộng một cột: Rê chuột đến đường gạch đứng giữa 2 cột (tại đường viền ngang phía trên bảng tính), ấn giữ chuột và kéo để thay đổi độ rộng của cột bên trái.

-     Thay đổi chiều cao một ḍng: Rê chuột đến đường gạch ngang giữa 2 ḍng (tại đường viền bên trái bảng tính), ấn giữ chuột và kéo để thay đổi chiều của ḍng phía trên.

-     Thay đổi độ rộng nhiều cột:

§  Cách 1: Chọn một số ô của những cột cần thay đổi độ rộng, chọn menu Format/Column/Width, hộp thoại Column Width hiện ra, nhập vào độ rộng mong muốn rồi bấm OK.

§  Cách 2: Chọn các cột cần thay đổi độ rộng bằng cách ấn, giữ và rê chuột lên đầu các cột. Sau đó thực hiện giống như thay đổi độ rộng cho 1 cột (trong số các cột đă chọn). Kết quả của việc thay đổi sẽ có tác dụng lên tất cả các cột được chọn.

-     Thay đổi chiều cao nhiều ḍng:

§  Cách 1: Chọn một số ô của những ḍng cần thay đổi chiều cao, chọn menu Format/Row/Height, hộp thoại Row Height hiện ra, nhập vào chiều cao mong muốn rồi bấm OK.

§  Cách 2: Chọn các ḍng cần thay đổi chiều cao bằng cách ấn, giữ và rê chuột lên đầu các ḍng. Sau đó thực hiện giống như thay đổi chiều cao cho 1 ḍng (trong số các ḍng đă chọn). Kết quả của việc thay đổi sẽ có tác dụng lên tất cả các ḍng được chọn.

 

v Các hàm cơ bản

-     Các hàm số học và đếm:

ABS(biểu thức số N): Cho giá trị tuyệt đối của N. Ví dụ =ABS(-25) cho 25.

SQRT(biểu thức số N) (N>0): Lấy căn bậc 2 của N. Ví dụ =SQRT(49) cho 7.

INT(biểu thức số N): Cho giá trị là phần nguyên của N. Ví dụ =INT(123.678) cho 123.

PI(): Cho giá trị là số Pi (3.14159).

MOD(biểu thức số N,M): Cho giá trị là phần dư của phép chia N cho M. Ví dụ =MOD(10,3) cho 1.

ROUND(biểu thức số N, k): Làm tṛn giá trị của N đến k số lẻ. Ví dụ =ROUND(4.567,2) cho 4.57; =ROUND(4567.123,-2) cho 4600.

SUM(danh sách các giá trị số): Tính tổng các giá trị trong danh sách. Ví dụ =SUM(1,2,3) cho 6.

AVERAGE(danh sách các giá trị số): Tính giá trị trung b́nh cộng của các giá trị trong danh sách. Ví dụ =AVERAGE(1,2,3,4) cho 2.5.

MAX(danh sách các giá trị số): Lấy giá trị lớn nhất trong danh sách. Ví dụ =MAX(1,9,3,7) cho 9.

MIN(danh sách các giá trị số): Lấy giá trị nhỏ nhất trong danh sách. Ví dụ =MIN(1,9,3,7) cho 1.

COUNT(danh sách các giá trị): Đếm số lượng giá trị là số có trong danh sách. Ví dụ =COUNT(1,3,d,5,g,8) cho 4.

RANK(X, vùng địa chỉ): Xác định thứ hạng của X so với các giá trị trong vùng địa chỉ (thứ hạng xếp theo giá trị giảm dần). Nếu X không có trong vùng địa chỉ th́ hàm cho kết quả là #N/A (not  applicable/ not available/ no answer). Xem ví dụ ở h́nh kèm theo.

-     Các hàm ngày tháng:

NOW(): Cho thời gian hiện tại. Ví dụ =NOW() cho 9/29/2012 10:34.

DAY(dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày tháng.

MONTH(dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày tháng.

YEAR(dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày tháng.

-     Các hàm logic:

IF(điều kiện, biểu_thức_1, biểu_thức_2): Nếu điều kiện là đúng th́ hàm cho giá trị là biểu_thức_1, ngược lại cho giá trị là biểu_thức_2. Ví dụ =IF(1>0, 5, 3) cho 5.

AND(điều_kiện_1, điều_kiện_2,…): Cho giá trị Đúng khi tất cả các điều kiện trong dấu ngoặc đều đúng, ngược lại cho giá trị Sai. Ví dụ =AND(1>0, 2>1, 5<3, 8<9) cho Sai.

OR(điều_kiện_1, điều_kiện_2,…): Cho giá trị Đúng khi có bất kỳ điều kiện nào trong số các điều kiện trong dấu ngoặc là đúng, ngược lại cho giá trị Sai. Ví dụ =OR(1<0, 2>1, 5<3, 8>9) cho Đúng.

NOT(điều kiện): Cho giá trị Đúng nếu điều kiện sai, ngược lại cho giá trị Sai.

X

Y

NOT(X)

NOT(Y)

AND(X,Y)

OR(X,Y)

T

T

F

F

T

T

T

F

F

T

F

T

F

T

T

F

F

T

F

F

T

T

F

F

v Biểu đồ

-     Chèn biểu đồ:

Xét bảng tính dưới đây về thu nhập của một đơn vị sản xuất nông nghiệp trên 3 ngành nghề từ năm 1999 đến năm 2005 (đơn vị tính: ngàn đồng)

Năm

Trồng trọt

Chăn nuôi

Thủ công

1999

502,000

375,345

234,765

2000

657,456

532,456

245,785

2001

798,453

745,678

263,456

2002

978,997

845,667

221,678

2003

1,134,567

747,897

245,745

2004

1,454,788

534,678

254,865

2005

1,756,878

423,567

276,345

            Tạo dữ liệu dạng cột từ dữ liệu trồng trọt. Các bước thực hiện:

-     Dùng chuột chọn vùng A1:B8

-     Click vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ để hiển thị hộp thoại Chart Wizard

Bước 1 / 4:

Bước 2 / 4:

-         Chọn vùng dữ liệu và kiểu biểu đồ trên tab Data Range

 

-         Chọn địa chỉ chứa tên dữ liệu, địa chỉ chứa giá trị dữ liệu và địa chỉ chứa nhăn dữ liệu trên tab Series.

 

 

 

-         Click Next để sang bước 3.

 

Bước 3 / 4:

 

-         Nhập tiêu đề biểu đồ, nhăn cho trục X, nhăn cho trục Y trên tab Titles.

-         Click Next để sang bước 4

Bước 4 / 4:

Chọn vị trí đặt biểu đồ: Đặt vào sheet mới hay đặt ngay trên sheet chứa dữ liệu

 

 

-     Hiệu chỉnh biểu đồ: Sau khi biểu đồ được chèn vào bảng tính, ta có thể click (hoặc click đúp) vào các thành phần của biểu đồ để hiệu chỉnh chúng như thay đổi kích thước, xóa bỏ hay chọn màu tô, kiểu tô…

v Chèn các đối tượng h́nh ảnh vào bảng tính

 

 

Thanh công cụ Drawing (thường nằm phía dưới màn h́nh)

 

-     Chèn đối tượng AutoShape: Chọn menu Insert/Picture/AutoShape hoặc click vào mục AutoShapes trên thanh công cụ Drawing. Sau đó click vào h́nh cần chèn rồi ấn và rê chuột trên bảng tính để vẽ.

 

   

-     Chèn Text Box: Click vào mục Text Box trên thanh công cụ Drawing. Sau đó click vào h́nh cần chèn rồi ấn và rê chuột trên bảng tính để vẽ.

-     Chèn Word Art:

1.      Click vào mục WordArt trên thanh công cụ Drawing.

2.      Chọn kiểu cho WordArt. Xong click OK

3.      Nhập và định dạng câu văn bản. Xong click OK

4.      Tinh chỉnh:

5.      Sử dụng thanh công cụ WordArt:

 

-     Chèn h́nh có sẵn: Chọn menu Insert/Picture/From File… Sau đó chọn h́nh cần chèn rồi bấm Insert.

 

v Một số bài thực hành

1.      Bài 1:  Soạn thảo

Bảng lương nhân viên tháng 10-2011

 

 

 

 

 

 

Đơn giá ngày công:

30 000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

STT

Họ tên

Hệ số lương

Ngày công

Lương cơ bản

Lương

01

Nguyễn Thị Hoa

3.8

25

???

???

02

Lê Trung Kiên

3.2

26

???

???

03

Vũ Xuân Thanh

2.4

24

???

???

 

Tổng cộng:

 

 

???

???

 

Cao nhất:

???

 

 

 

 

Thấp nhất:

???

 

 

 

Công thức tính lương cơ bản: Lương cơ bản = Hệ số lương x 540 000

Công thức tính Lương: Lương = Lương cơ bản + Ngày công x Đơn giá ngày công

Hướng dẫn:

-     Nhập liệu:

Nhập tiêu đề cho báo cáo tại ô A1.

Nhập giá trị đơn giá ngày công tại ô C3

Nhập 6 tiêu đề cột ở ḍng 5, bắt đầu từ ô A5

Tại ô A6, nhập "'01"

Các ô B6:B8 nhập họ tên các nhân viên

Các ô C6:C8, nhập các giá trị hệ số lương

Các ô D6:D8, nhập các giá trị ngày công

Ô B9 nhập "Tổng cộng:", ô B10 nhập "Cao nhất:", ô B11 nhập "Thấp nhất:"

-     Nhập các công thức tính toán:

Điền Số thứ tự bằng AutoFill: Chọn ô A6, đưa chuột đến h́nh vuông màu đen ở góc dưới bên phải, ấn giữ và rê kéo chuột xuống đến ô A8.

Lập công thứ tính Lương cơ bản: Chọn ô E6, gơ "=" à click C6 à gơ "*540000" à gơ Enter.

Copy công thức: Chọn ô E6, đưa chuột đến h́nh vuông màu đen ở góc dưới bên phải, ấn giữ và rê kéo chuột xuống đến ô E8.

Lập công thức tính Lương: Chọn ô F6, gơ "=" à click E6 à gơ "+" à click D6 à gơ "*" à click C3 à gơ phím F4 à gơ Enter.

(gơ phím F4 để lấy giá trị tuyệt đối cho địa chỉ C3 để khi copy công thức đến các ô khác th́ địa chỉ này không bị thay đổi, v́ đây là vị trí tham khảo cố định cho công thức tính lương của tất cả nhân viên)

Copy công thức: Chọn ô F6, đưa chuột đến h́nh vuông màu đen ở góc dưới bên phải, ấn giữ và rê kéo chuột xuống đến ô F8.

Lập công thức tính tổng Lương cơ bản: Chọn ô E9, ấn giữ phím Alt và gơ "+" (bên bàn phím chữ), Excel sẽ tự động đưa vào đó hàm =SUM(E6:E8) à gơ Enter để chấp nhận công thức.

Lập công thức tính tổng Lương: Tương tự như đối với công thức tính tổng Lương cơ bản.

Lập công thức tính giá trị lương cao nhất: Chọn ô C10, gơ "=MAX(" à click và kéo từ ô F6 đến ô F8 à gơ ")" à gơ Enter.

Lập công thức tính giá trị lương thấp nhất: Chọn ô C11, gơ "=MIN(" à click và kéo từ ô F6 đến ô F8 à gơ ")" à gơ Enter.

-     Định dạng:

Định dạng Font cho bảng tính: Gơ Ctrl+A để chọn tất cả các ô trong bảng tính à click chọn font tại Combo box Font trên thanh công cụ Formatting à click chọn kích cỡ chữ tại Combo box Font Size.

Định dạng cho tiêu đề: Click giữ và kéo từ ô A1 đến ô F1 à click vào biểu tượng Merge and Center trên thanh công cụ Formatting để ghép các ô đó lại. Có thể định font và cỡ chữ riêng cho ô tiêu đề.

Định dạng số cho ô C3: Chọn ô C3, click chuột phải chọn Format Cells… Chọn tab Number, chọn Category Custom, nhập định dạng '# ##0' vào text box Type. Click OK.

Định dạng hiển thị các giá trị số: Chọn ô cần định dạng, click chuột phải chon Format Cells…, chọn tab Number, chọn category là Number, nhập số chữ số thập phân vào ô Decimal places, check vào Use 1000 Separator (,). Click OK. Đối với các ô Hệ số lương, ta chọn Decimal places = 1, các ô số c̣n lại ta chon Decimal places = 0.

Định dạng cho tiêu đề các cột: Chọn các ô A5:F5, click chuột phải, chọn Format Cells… Chọn tab Alignment, chọn Text alignment - Horizontal=Center; Vertical: Center, check vào Wrap text. Click OK. Xong điều chỉnh độ rộng các cột như yêu cầu.

Định dạng đường viền cho bảng tính: Chọn các ô A5:F8, click chuột phải, chọn Format Cells…, chọn tab Border, chọn kiểu đường viền trong hộp Style, xong click vào nút Outline và nút Inside. Click OK.

 

 

 

 

 

 

Bài 2:

Bảng kết quả thi

 

 

 

 

 

 

STT

Họ tên

Điểm chuyên môn

Điểm ngoại ngữ

Điểm trung b́nh

Xếp loại

01

Nguyễn Thị Hoa

8.0

8.0

8.0

Giỏi

02

Lê Trung Kiên

3.0

4.0

3.3

Kém

03

Vũ Xuân Thanh

4.0

8.0

5.3

Kém

 

Trung B́nh:

5.0

6.7

5.6

 

            Điểm trung b́nh = (Điểm chuyên môn x 2 + Điểm ngoại ngữ)/3

Xếp loại = "Giỏi" nếu Điểm trung b́nh >=8 và không có điểm <=7

Xếp loại = "Khá" nếu Điểm trung b́nh >=7 và không có điểm <=6

Xếp loại = "Trung b́nh" nếu Điểm trung b́nh >=5 và không có điểm <=5

Xếp loại = "Kém" nếu Điểm trung b́nh <5 hoặc có điểm <=5

Hướng dẫn:

-     Nhập liệu: Tương tự bài 1

-     Thiết lập các công thức tính:

Lập công thức tính Điểm trung b́nh: Chọn ô E4, nhập công thức =(C4*2+D4)/3 (Cách gơ công thức và cách copy công thức như trong bài 1)

Lập công thức tính các giá trị trung b́nh: Chọn ô C7, nhập vào công thức =AVERAGE(C4:C6). Copy công thức ngày sang các ô D7 và E7.

(Cách gơ công thức và cách copy công thức như trong bài 1)

Lập công thức xếp loại: Chọn ô F4, nhập công thức

=IF(AND(E4>=8,MIN(C4:D4)>7),"Giỏi",IF(AND(E4>=7,MIN(C4:D4)>6),"Khá",IF(AND(E4>=5,MIN(C4:D4)>5),"Trung b́nh","Kém")))

(Cách gơ công thức và cách copy công thức như trong bài 1)

-     Định dạng: Tương tự bài 1.

Bài 3:

Bảng lương cán bộ tháng 10-2011

 

 

 

 

 

 

STT

Họ tên

Chức vụ

Ngày công

Lương cơ bản

Lương

01

Nguyễn Thị Hoa

Nhân viên

25

1080 000

2330 000

02

Lê Trung Kiên

Nhân viên

26

970 000

2270 000

03

Vũ Xuân Thanh

Phó pḥng

24

1500 000

3200 000

 

Tổng cộng:

 

 

3550 000

7800 000

 

Cao nhất:

3200 000

 

 

 

 

Thấp nhất:

2270 000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Danh mục chức vụ

 

 

 

 

STT

Chức vụ

Phụ cấp

 

 

 

01

Giám đốc

1000 000

 

 

 

02

Trưởng pḥng

800 000

 

 

 

03

Phó pḥng

500 000

 

 

 

04

Nhân viên

 0

 

 

 

Công thức tính lương: Lương = Lương cơ bản+Ngày công x 50000 + Phụ cấp

Hướng dẫn:

-     Nhập liệu: Tương tự bài 1.

-     Thiết lập các công thức tính toán:

Công thức tính Lương: Chọn ô Lương của người đầu tiên, nhập công thức =E6+(D6*50000)+VLOOKUP(C6,$B$15:$C$18,2,0) (với $B$15:$C$18 là địa chỉ tuyệt đối của bảng danh mục (phần tô xám))

(Cách gơ công thức và cách copy công thức như trong bài 1)

-     Định dạng: Tương tự bài 1.